Nowe zasady udzielania ulg we wpłatach na PFRON od 1 marca 2026 r. – praktyczny przewodnik dla pracodawców

Od 1 marca 2026 r. wejdą w życie istotne zmiany w zakresie udzielania ulg we wpłatach na Państwowy Fundusz Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych (PFRON).

Nowelizacja art. 22 ustawy o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych zmienia zasadniczo model udzielania tych ulg, przenosząc całkowicie inicjatywę w tym zakresie ze sprzedającego na nabywcę.

Co zmienia się od 1 marca 2026 r.?

Dotychczas pracodawca uprawniony do udzielania ulg wystawiał informację o kwocie obniżenia wpłat na PFRON wszystkim nabywcom spełniającym warunki ustawowe, chyba że nabywca złożył oświadczenie o rezygnacji z korzystania z tego prawa. Dodatkowo sprzedawca był zobowiązany – raz w roku – przekazać kontrahentowi informacje o zasadach nabywania i korzystania z ulgi oraz o możliwości rezygnacji i jej odwołania.

Od 1 marca 2026 r.:

uchylony zostaje obowiązek corocznego przekazywania informacji o zasadach korzystania z ulg,
zniesiony zostaje automatyzm w wystawianiu informacji o uldze,
wprowadzony zostaje obowiązek złożenia wniosku przez nabywcę jako warunek uzyskania informacji o uldze.

Oznacza to całkowite odwrócenie dotychczasowej zasady. Po nowelizacji, pracodawca udzielający ulg będzie wystawiał informację o obniżeniu wpłat wyłącznie tym kontrahentom, którzy wyraźnie o to zawnioskują.

Brak wniosku będzie oznaczał brak możliwości wystawienia informacji o uldze, a w konsekwencji brak obniżenia wpłaty na PFRON przez nabywcę.

Wniosek nabywcy – nowy warunek uzyskania ulgi

Zgodnie ze zmienionym art. 22 ust. 2a ustawy, informacja o uldze wystawiana będzie na wniosek nabywcy złożony w formie:

pisemnej,
elektronicznej,
lub dokumentowej (np. e-mail).

Wniosek ma charakter jednorazowy – nie trzeba go ponawiać przy każdej fakturze i obowiązuje do momentu jego odwołania, co Nabywca może uczynić w każdym momencie.

Dopiero po otrzymaniu takiego wniosku sprzedający, po wystawieniu faktury i spełnieniu ustawowych warunków (w tym terminowej zapłacie), wystawia informację o kwocie obniżenia wpłat.

Co istotne, korekta informacji o uldze nie będzie już wymagała ponownego wniosku nabywcy. Sprzedawca będzie uprawniony do jej dokonania w każdym przypadku, gdy zajdzie taka potrzeba (np. korekta faktury, błędne dane).

Zakupy dokonane przed 1 marca 2026 r.

Nowe regulacje nie działają wstecz. W odniesieniu do zakupów produkcji lub usług dokonanych przed 1 marca 2026 r. obniżanie wpłat na PFRON będzie odbywało się na dotychczasowych zasadach, czyli bez konieczności składania wniosku przez nabywcę.

Dla bezpieczeństwa rozliczeń warto jednak każdorazowo analizować moment powstania prawa do ulgi oraz datę zapłaty, aby prawidłowo ustalić, które przepisy mają zastosowanie.

Art.2 nowelizacji: „Do obniżenia wpłat na Państwowy Fundusz Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych, o których mowa w art. 22 ust. 1 ustawy zmienianej w art. 1, związanych z zakupem produkcji lub usługi dokonanym przed dniem wejścia w życie art. 1 pkt 1, stosuje się przepisy dotychczasowe”.

Elementy prawidłowego wniosku – stanowisko PFRON

Choć ustawa nie zawiera szczegółowego wzoru wniosku, z interpretacji i stanowisk PFRON wynika, że dla swojej skuteczności powinien on zawierać co najmniej:

dokładne oznaczenie podmiotu składającego oświadczenie (nabywcy) oraz jego adresata (sprzedawcy),
miejsce i datę sporządzenia oświadczenia,
powołanie się na art. 22 ust. 2a ustawy o rehabilitacji,
jednoznaczną treść oświadczenia woli, z której wynika zamiar korzystania z prawa do otrzymywania informacji o uldze,
podpis osoby lub osób uprawnionych do reprezentacji nabywcy (w przypadku formy elektronicznej – odpowiednie potwierdzenie tożsamości nadawcy).

Z praktycznego punktu widzenia sprzedający powinien dodatkowo:

odnotować datę otrzymania wniosku,
przechowywać go w dokumentacji księgowej lub kontraktowej,
powiązać go z danym kontrahentem w systemie finansowo-księgowym.

Data otrzymania wniosku ma znaczenie dowodowe – pozwala jednoznacznie ustalić moment, od którego sprzedający był zobowiązany do wystawiania informacji o uldze.

Skutki praktyczne dla pracodawców

Zmiana przepisów w założeniu upraszcza obowiązki informacyjne sprzedawców, ale jednocześnie zwiększa ryzyko po stronie nabywców, którzy nie złożą wniosku w odpowiednim czasie.

W praktyce może to prowadzić do sporów, zwłaszcza gdy kontrahent nie otrzyma informacji o uldze i nie będzie mógł pomniejszyć wpłaty na PFRON.

Dlatego rekomenduję, aby:

przed 1 marca 2026 r. poinformować wszystkich kontrahentów o zmianie zasad i konieczności składania wniosków,
przygotować jednolity wzór wniosku i przesłać go kontrahentom,
wdrożyć procedurę ewidencjonowania wniosków,
przeanalizować zawarte umowy w celu sprawdzenia, czy zawarto w nich zapis o udzielaniu ulg we wpłatach na PFRON.

Szczególnie istotne jest uświadomienie kontrahentom, że od 1 marca 2026 r. brak wniosku oznacza brak prawa do otrzymania informacji o uldze, nawet jeśli spełnione są wszystkie inne warunki ustawowe.

6. Podsumowanie

Od 1 marca 2026 r. system udzielania ulg we wpłatach na PFRON przestaje być automatyczny, a inicjatywa w tym zakresie przechodzi na nabywcę. Pracodawca udzielający ulg będzie wystawiał informacje o obniżeniu wpłat wyłącznie na podstawie uprzednio złożonego wniosku.

Zmiana ta ma charakter porządkujący, jednak w okresie przejściowym wymaga znacznej uwagi, właściwej komunikacji z kontrahentami, a w szczególności powiadomienia ich o nowych rozwiązaniach oraz dostosowania procedur wewnętrznych.

Odpowiednie przygotowanie organizacyjne powinno pozwolić na uniknięcie sporów i zapewnienie ciągłości korzystania z ulg w sposób zgodny z nowymi przepisami.